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Regelkonform
agieren mit der
E-Rechnung

Dein Schritt in eine
effiziente Zukunft

Endlich keine Papierberge mehr! Die E-Rechnung kommt und ist für Unternehmen (empfangen) ab 2025 Pflicht. Mit unserer E-Rechnungs-Lösung optimierst Du Deinen Rechnungsworkflow. Spare Zeit und Kosten und verbesser die Zusammenarbeit mit Deinen Geschäftspartnern. Nutze die Vorteile der digitalen Transformation und modernisiere Deine Rechnungsabwicklung. Leg jetzt los und entdecke den Meerwert!

  • Einfachere und schnellere Rechnungsstellung
  • E-Rechnungen empfangen & verarbeiten
  • Kosteneinsparungen (Papier, Porto)
  • Ortsunabhängigkeit und Flexibilität
  • Mehr Transparenz und Effizienz

Fragen und Antworten

Was ist eine E-Rechnung überhaupt?

Ein strukturiertes elektronisches Datenformat, welches eine elektronische Verarbeitung medienbruchfrei und automatisiert ermöglicht. Die Vorgaben der Norm CEN 16931 (RL 2014/55/EU) müssen erfüllt sein.

Die zwei wesentlichen Alternativen, die diese Vorgaben erfüllen, sind die XRechnung und die neueste Version der “ZUGFeRD”-Rechnung.

Für wen ist die E-Rechnung verpflichtend?

Du bist Rechnungssteller:
Umsatzsteuerliche Unternehmen, die im inländischen B2B-Bereich tätig, sind müssen ab spätestens 01.01.2028 die E-Rechnung ausstellen. Betroffen wären bspw. auch Vermieter, die mittels Option steuerpflichtig an andere Unternehmen vermieten. Bisher konnte hierbei der Mietvertrag als Rechnung dienen.

Du bist Rechnungsempfänger:
Unternehmerische Rechnungsempfänger in Deutschland müssen in der Lage sein, E-Rechnungen ab dem 01.01.2025 zu empfangen und zu verarbeiten. Hierzu braucht es keine Zustimmung. Auch wenn Du als Unternehmer nur steuerfreie Leistungen erbringst, musst Du künftig E-Rechnungen ordnungsgemäß empfangen und archivieren können.

Ab wann gilt die Verpflichtung?
Grundsätzlich gilt die Verpflichtung zur Ausstellung von E-Rechnungen ab dem 01.01.2025. Da der Aufwand, auf E-Rechnung umzustellen, jedoch sehr hoch ist, wurden Übergangsregelungen geschaffen, die bis Ende 2027 greifen.
Welche Übergangsregelungen gibt es?

2025 und 2026:
Zunächst einmal ist jedes Unternehmen ab dem 01.01.2025 verpflichtet, E-Rechnungen empfangen, verarbeiten und korrekt archivieren zu können.

Unternehmen dürfen weiterhin Papierrechnungen oder andere elektronische Formate (wie PDF-Rechnungen) ausstellen, solange sie dafür die Zustimmung des Empfängers haben. Allerdings hat nicht mehr die Papierrechnung, sondern die E-Rechnung Vorrang.

2027:
Es gelten die gleichen Regelungen wie bis Ende 2026, allerdings nur für rechnungsausstellende Unternehmen, deren Vorjahresumsatz (2026) nicht über 800.000 € liegt. Unternehmen, deren Umsätze darüber liegen, können neben der E-Rechnung im Jahr 2027 noch auf Rechnungen zurückgreifen, welche über EDI-Verfahren übermittelt werde (für Umsätze die 2026/2027 ausgeführt wurden und mit Zustimmung des Empfängers).

2028:
Ab 2028 ist jedes Unternehmen zur Ausstellung von E-Rechnungen verpflichtet.

Ist eine PDF Rechnung eine E-Rechnung?

Nein, ein PDF entspricht nicht den Anforderungen (z.B. strukturiertes Format), die an eine E-Rechnung gestellt werden. Gleiches gilt für eingescante Papierrechnungen.

Was ist ein strukturiertes Format?
Ein strukturiertes Format ist auf den ersten Blick (im Gegenteil zu einer Papier- oder PDF-Rechnung) für Menschen nicht lesbar und ein sogenanntes semantisches Datenformat. Es basiert auf XML-Formaten, welche sich für maschinelle Verarbeitung, nicht aber Sichtprüfung eignen. Mit Hilfe bestimmter Visualisierungsprogramme kann man sie allerdings lesbar machen.
Gibt es Ausnahmen?

Rechnungen mit Beträgen bis zu 250 € bedürfen noch keiner E-Rechnung, sondern können über sonstige Rechnungsarten (Papier, PDF) gestellt werden. Gleiches gilt für Fahrausweise und steuerfreie Lieferungen und Leistungen.

Brauche ich zusätzlich noch eine Papier- oder PDF-Rechnung?
Nein, sobald Du die E-Rechnung benutzt, entfällt die Notwendigkeit sonstiger Rechnungen. Inländische unternehmerische Rechnungsempfänger müssen ab 01.01.2025 in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.
Wie stelle ich von Papier- oder PDF-Rechnungen auf die E-Rechnung um?
Bei der Integration der für Dein Unternehmen passenden Software zur Erstellung und Verarbeitung von E-Rechnungen in die unternehmensinternen Abläufe unterstützen wir gerne. Zusätzlich begleiten wir Deine Mitarbeiter dabei, auf die neuen Prozesse umzuschulen.

Vereinbare einen Termin mit uns, um darüber zu reden!

Hat die E-Rechnung Vorteile?

Der Umstieg auf die E-Rechnung mag aufwändig sein, jedoch bringt die neue Rechnungsform viele Vorteile mit sich.

Du bist Rechnungssteller:

  • einfachere und schnellere Rechnungsstellung
  • die Rechnung gelangt schneller zum Empfänger und wird schneller verarbeitet, Zahlungen werden pünktlicher
  • Kosteneinsparungen (Papier, Porto), wenn man von klassischer Papierrechnung auf E-Rechnung umstellt
  • verbesserte und effiziente Prozesse und Transparenz
  • ortsunabhängige Rechnungsstellung

Du bist Rechnungsempfänger:

  • optimierte Rechnungsverarbeitung
  • weniger Fehleranfälligkeit und Einsparpotenziale
  • Rechnungen können dezentral bearbeitet werden
  • Ortsunabhängigkeit und Flexibilität
  • mehr Transparenz und Effizienz

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